Die Vereinswelt benötigt flexible Methoden der Zusammenarbeit

Die Art und Weise wie wir heutzutage miteinander kommunizieren und zusammen arbeiten hat sich seit der Einführung des iPhones im Jahr 2007 gewaltig verändert. Diese Veränderung spiegelt sich aber oftmals nicht in der ehrenamtlichen Vereinsarbeit wieder und wird dort häufig nicht gelebt.

Die ehrenamtliche Arbeit, die in Deutschland sehr gut funktioniert, benötigt Methoden und Werkzeuge, um die Zusammenarbeit der Mitglieder zu organisieren. Die Verantwortlichen aus der Vereinswelt sind in der Pflicht neue Wege zu gehen und sich so mit den neuen digitalen Medien auseinanderzusetzen, um eine flexible Organisation zu gestalten, die eine Organisationsentwicklung sicherstellt.

Ohne Zweifel ist der Faktor Mensch beim Ehrenamt überlebenswichtig. Um Nachwuchs in die Vereinsreihen zu bekommen, gibt es verschieden Möglichkeit das Thema anzugehen.

Ehrenamtliche Mitarbeiter sind mobiler denn je geworden

Wir fangen mit der Organisation an. Ein typisches Bild für eine ehrenamtliche Organisation ist, dass sich in den Anfangsphasen das Handeln sehr viel durch menschliche Interaktion, Engagement und intrinsische Motivation auszeichnet. Mit der Zeit, je erfolgreicher und erwachsener eine Organisation wird, desto mehr Strukturen und Methoden sind notwendig, um den Erfolg weiterhin zu sichern.

Eine Organisation benötigt ehrenamtliche Unterstützer, um die geplanten Ziele zu erreichen. Wer sich z.B. in jungen Lebensjahren engagiert, hat eventuell viel Raum und Zeit für Termine und Abstimmungen. Aber ab einem gewissen Alter nehmen berufliche und familiäre Verpflichtungen zu und es bleibt weniger Zeit oder Flexibilität, um einer ehrenamtlichen Tätigkeit nachzugehen.

Das Angebot an neuen digitalen Medien ermöglicht der Dynamik einer Organisation durch fehlende Zeit oder Flexibilität entgegenzusteuern. Menschen sind dadurch heutzutage mobiler geworden denn je und mit der Unterstützung von Tools haben sie die Möglichkeit flexibel und ortsunabhängig sich zu engagieren.

Und genau hier ist die Stelle, wo moderne und flexible Methoden in der Vereinsarbeit neu gedacht werden müssen, so dass die Menschen weiterhin einer ehrenamtlichen Tätigkeit nachgehen können.

Kommunikation und flexible Kollaboration sind unabdingbar

Vor wenigen Jahren gab es keine Smartphones oder Cloud-basierte Tools und wir mussten daher viel auf die asynchrone Kommunikation zurückgreifen (Mail, Fax, Brief), um Abstimmungen zu koordinieren. Wir waren dazu gezwungen uns persönlich in einem Raum vor Ort zu treffen, um Ergebnisse zu bekommen. Das hatte den Nebeneffekt, dass Termin- und Entscheidungsfindungen zu einer langatmigen, teils schleppenden und energieraubenden Angelegenheit werden konnten.

Heutzutage nutzen wir moderne Kommunikationsmittel (Live-Kommunikation, Stories, Status-Meldungen, Chats, Audio und Video), die uns ermöglichen dieser asynchronen Kommunikation entgegenzuwirken und neues Publikum anzusprechen.

Wir von Latinka e.V. versuchen asynchrone und synchrone Kommunikation eng zusammen zu bringen:

  • wir informieren mit Stories und Status-Meldungen,
  • kommunizieren nicht nur mit Text, sondern auch mit Audio und Video,
  • nutzen die Möglichkeit von Chat-Gruppen
  • und nicht zuletzt speichern wir alle unsere Daten in Cloud-Diensten

um mehr Geschwindigkeit, Transparenz und Intensität in der Zusammenarbeit zu erreichen.

Jede Person innerhalb des Vereins kann sich so zu jedem Zeitpunkt über die Aktualität des Vereinslebens informieren und sich damit auseinanderzusetzen, ohne auf ein Vor-Ort Treffen zu warten.

Wir erhoffen uns mit diesem Umgang auch die jüngeren Generationen ansprechen zu können, und diese zu motivieren, sich (bei uns) zu engagieren.

Es gibt genügend Menschen „da draußen“, die mitmachen wollen

Durch die passende Nutzung der digitalen Medien können Menschen, die ein gemeinsames Ziel verfolgen, sich ortsunabhängig engagieren. Ein Beispiel hierfür ist die Bewegung „Fridays for Future“: Twitter, Facebook, Instagram, Telegram, WhatsApp gehören zur Normalität in der Kommunikation, Ideenfindung, Organisation und die Auseinandersetzung mit Entscheidungen.

Wer diese Medien nutzt, um Menschen für seine Ziele zu gewinnen, wird im Vorteil sein.

Verantwortliche aus der Vereinswelt, die neue Wege gehen und offen dafür sind, neue Kommunikationsmedien für die Unterstützer- und Mitgliedergewinnung auszuprobieren, werden mit Sicherheit davon profitieren.

Heutzutage kann ein kleiner Beitrag in einem Social Media Profil mehr bewirken als ein ausgedruckter Flyer oder ein Zeitungs- oder Zeitschriftartikel.

Versammlungen ohne vor Ort Präsenz — geht doch!

In Deutschland ist die Vereinsorganisation sehr genau reglementiert, nicht zuletzt durch die Vereinssatzung und die dazugehörende Amtsregister/Vereinsregister.

Vor wenigen Jahren entschied sich Latinka e.V. neue Wege zu gehen und organisierte die Jahresversammlung sowohl als vor-Ort Veranstaltung als auch in einem virtuellen Raum. Wir konnten somit die höchste Teilnahme an einer Jahresversammlung verbuchen und waren sehr stolz diese neuen Wege gegangen zu sein.

Leider deckte sich diese Art von Versammlung nicht mit unserer Satzung, was wir später durch die Meldung des zuständigen Amtsregisters mitbekamen, denn

„Eine Mitgliederversammlung ist eine Versammlung der tatsächlich persönlich vor Ort anwesenden Mitglieder. Für die Feststellung der Beschlussfähigkeit einer Versammlung sind grundsätzlich nur die tatsächlich Erschienenen maßgeblich. Bei einer Abstimmung zählt grundsätzlich nur die persönlich in der Versammlung abgegebene Stimme.“

Wir wurden hingewiesen unsere Satzung anzupassen und Ausnahmen zuzulassen (Online-Mitgliederversammlung, Stimmabgabe per email, Skype, telefonische Zuschaltung, etc.)

Denn eine online-Mitgliederversammlung bzw. die online-Teilnahme an einer Mitgliederversammlung wird grundsätzlich für zulässig gehalten, wenn dies in der Satzung festgehalten ist.

Dann muss die Satzung aber auch genaue Regelungen über den Ablauf der Mitgliederversammlung oder die online-Abstimmung treffen, damit Zweifel an der Integrität des Beschlussfassungsvorgangs, der Feststellung der individuellen Voten und ihrer Zählung ausgeschlossen werden können. Insbesondere muss auch gewährleistet sein, dass nur teilnahmeberechtigte Mitglieder an der Online-Versammlung teilnehmen.

Latinka e.V. ergänzte die Satzung insoweit durch eindeutige Regelungen über den Ablauf der online-Versammlung und -Abstimmung. Unsere Satzung ist frei zugänglich für alle Vereine, die sich für diese Regelung interessieren.

Digitale neue Medien für die Vereinswelt nutzen, denn sie sind schon da

Für mich persönlich bedeutet es:

  • nutze die Medien, die deine Mitglieder nutzen.
  • Trenne dich von Raum und Zeit und ermögliche eine Kommunikation, die sowohl asynchron und synchron laufen kann.
  • Macht euch gemeinsam Gedanken und probiere diese aus, Setze deine Ideen, wie du die Tools nutzen kannst um, so dass du mehr Geschwindigkeit, Transparenz und Intensität in der Zusammenarbeit erreichst.
  • Denke an die notwendigen legalen Rahmenbedingungen, um dein Handeln zu legitimieren.

Die Vereinswelt lebt vom Engagement der Mitglieder und ihrer Unterstützer. Nur wer versucht neue Wege zu gehen, neue Kommunikations- und Informationsmöglichkeiten für sich und seine Ziele zu nutzen, wer keine Angst vor neuen Tools hat, wird den notwendigen Vorteil haben und sich wirklich für die Zukunft wappnen.

Denn:

“Die Nostalgiker haben noch nie gewonnen” (Christoph Magnussen)

Schreibt in den Kommentaren, wie eure Erfahrungen in diesem Thema sind. Ich freue mich in Kontakt zu kommen, um weitere Ideen zu finden und mich mit anderen diesbezüglich auszutauschen!)

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